Šiandien viešasis sektorius susiduria su vis didesniu poreikiu veikti skaidriau ir efektyviau, o šiam tikslui pasitelkiamos ir kokybės valdymo sistemos. Siekiant gerinti veiklos rezultatus ir efektyviau naudoti finansavimą, Lietuvos Valstybinėje darbo inspekcijoje įdiegta veiklos valdymo rezultatų ir stebėsenos sistema. Ji taip pat leido sumažinti verslui tenkančią administracinę naštą. Šiuos technologinius pokyčius Valstybinėje darbo inspekcijoje įdiegė „Novian Systems“.
Situacija
Lietuvos valstybinė darbo inspekcija (VDI) atsako už teisės aktų, apibrėžiančių saugą ir sveikatą darbe bei darbo santykius, pažeidimų prevenciją šalies įmonėse.
Platus veiklos ir atsakomybių spektras lėmė, kad šiems procesams efektyviau suvaldyti reikėjo nuolatinės, metodiškai apibrėžtos veiklos stebėsenos bei analizės, kuri padėtų priimti geresnius ir operatyvesnius sprendimus.
Tai lėmė ir riboti veiklos ištekliai – reikėjo aiškesnės ūkio subjektų vizitų planavimo tvarkos ir prioritetų skirstant žmogiškuosius bei finansinius išteklius.
Problema
Efektyvesnei VDI veiklai trūko vieningų priemonių, susiejančių atskiras planavimo proceso dalis. Institucijos veiklos rodikliai nebuvo veiksmingai susieti su tikslais, o ataskaitų ir atskaitomybės rengimas būdavo atliekamas fragmentiškai ir ilgai užtrukdavo. Todėl kildavo sunkumų vertinant, ar strateginiame plane numatyti tikslai pasiekti efektyviai, ar lėšos panaudotos efektyviai.
Sprendimas
„Novian Systems“ (anksčiau veikė kaip „Algoritmų sistemos“) pasiūlė sprendimą – įdiegti kokybės valdymo sistemą, pagrįstą „Microsoft“ technologijomis.
Ją naudojant, galima efektyviau valdyti organizacijos veiklos rodiklius ir realiu laiku gauti analizės ataskaitas apie veiklą – priimti duomenimis grįstus sprendimus, koncentruoti ar tinkamai paskirstyti išteklius dėmesio reikalaujančioms sritims, laiku eliminuoti ar sustiprinti konkrečias veiklos sritis.
Rezultatas
Įdiegta kokybės valdymo sistema yra paremta sisteminiais metodais, leidžiančiais VDI operatyviai ir nenaudojant daug išteklių apskaičiuoti visų ūkio subjektų riziką, įvertinti įvairias jų formas, pasirinkti valdymo ir inspektavimo priemones bei apibrėžti atskirų rizikų santykį.
Sistema padėjo užtikrinti tinkamą veiklos planavimo ir priežiūros modelio funkcionavimą, taip pat sumažino verslui tenkančią administracinę naštą, nes VDI inicijuojami patikrinimai tapo tiksliniai. Verslo patogumui taip pat sukurtas e. paslaugų portalas, kuriame įmonės gali teikti VDI prašomus duomenis.
