Kasdienė organizacijos veikla neįsivaizduojama be sutarčių. Plečiantis veiklai, su jų tvarkymu susijusių procesų taip pat daugėja.
Efektyviai valdyti šiuos procesus padeda sutarčių registro sprendimas, kuris mažina popieriaus sąnaudas ir informacijos valdymo kaštus – atitinkamai 65 ir 30 proc. Skaičiuojama, kad efektyvesnis tampa ir darbas – pagreitėja ir su sutartimis susijusios informacijos paieška, ir veiklos procesai.
Sutarčių registro sprendimas yra pagrįstas „Microsoft“ „Sharepoint“, „PowerApps“ ir „Power Automate“ technologijomis, o pats sprendimas gali būti pritaikomas specifiniams organizacijos poreikiams.
Naudojantis sutarčių registro sprendimu, visos sutartys yra laikomos vienoje centralizuotoje sistemoje, kuri užtikrina jose esančių duomenų rinkimą, kaupimą, apdorojimą, sisteminimą, saugojimą ir šios informacijos teikimą programos vartotojams.
Sistemoje esančias sutartis galima papildyti, pavyzdžiui, pridėti priedus ar paslaugų, prekių priėmimo-perdavimo aktus. Nutraukus sutartį, ji automatiškai atsiduria nebegaliojančių sutarčių aplanke.
Taip pat sistema laiku inicijuoja sutarčių atnaujinimą ar automatinį jų pratęsimą, o darbuotojams, atsakingiems už sutarčių su klientais, tiekėjais sudarymą, paskiria atitinkamas užduotis.
Sprendimo privalumai:
- Sutartys suderinamos greičiau, nes tai daryti padeda elektroninės užduotys;
- Visada žinomas sutarties statusas (rengiama, derinama, pasirašyta ir išsiųsta, pasirašyta visų pusių, negaliojanti ir kt.) ir atsakingas asmuo;
- Gaunami priminimai dėl reikiamų veiksmų (sutarties pratęsimo, atnaujinimo ir pan.);
- Greitai surandama sutartis ir susijusi informacija;
- Apsisaugoma nuo sutarčių ištrynimo ar pametimo;
- Sutartis galima tvirtinti ir peržiūrėti naudojantis mobiliąja aplikacija;
- Sudarius naują sutartį, ji registruojama prie pagrindinės sutarties, importuojamos sutarčių kompiuterinės bylos.
