Priežiūros institucijų – inspekcijų ir kitų valstybinių organizacijų – efektyvesnei veiklai „Novian Systems“ sukūrė administravimo sistemą, leidžiančią mažinti ir prižiūrimų ūkio subjektų administracinę naštą.
Sistemoje saugomi vieningi duomenys apie ūkio subjektų veiklą, vizitų ir tikrinimų istoriją, užfiksuotus nusižengimus, taikytas poveikio priemones.
Be to, ji leidžia veiklos priežiūrą atliekančioms institucijoms, remiantis vieningu rizikos vertinimu, sudaryti skaidrius ūkio subjektų patikrinimo sąrašus, rengti efektyvius tikrinimų planus, paskirstyti užduotis specialistams ir kontroliuoti jų atlikimą.
Ūkio subjektai e. paslaugų portale gali pildyti ir pateikti priežiūros institucijoms kontrolinius klausimynus, kurie leidžia supaprastinti ir pagreitinti patikrą arba visiškai jos atsisakyti.
Apibendrinant, sistema leidžia didinti:
- priežiūros efektyvumą: taupomas institucijų laikas;
- specialistų darbo kokybę: veiksmingai panaudojant išteklius, vieningai administruojant informaciją ir efektyviai komunikuojant;
- prižiūrimų ūkio subjektų darbo efektyvumą: sumažėjus minimaliai ir proporcingai priežiūrai, greitai ir patogiai gaunant informaciją;
- verslo skaidrumą: verslo veiklai atitinkant teisės aktų reikalavimus ir sukuriant prielaidas teisingai konkurencijai.
Klausimynų ir patikrų aplikacija
Formoms ir klausimynams pildyti sukurta išmaniesiems įrenginiams skirta aplikacija. Ji leidžia ne tik pildyti reikiamą informaciją, bet ir persiųsti suvestus duomenis į norimą informacinę sistemą.
Mobilioji aplikacija taip pat naudojama specialistų užduotims planuoti, skirstyti ir patikros klausimynams pildyti patikros metu.
Aplikacijos vykdomą procesą sudaro dvi dalys:
- Užduočių formavimas: jis įgalina efektyvų ir greitą darbų paskirstymą bei valdymą, čia galima stebėti užduočių įgyvendinimą. Priskyrus užduotis, automatiškai nurodomos formos, kurios turi būti užpildytos.
- Formų pildymas: tai paprastas ir intuityvus procesas, kur forma gali būti suskaidyta į kategorijas ir stebimas kiekvienos kategorijos užbaigtumas. Paprasta pažymėti ir atsakymus į klausimus – tai atlikus, aiškiai matomas pasirinkimas, paprasta pridėti nuotraukas ir komentarus prie klausimų bei išsiųsti klausimus į pagrindinę sistemą.
Aplikacijos pridėtinė vertė:
- Taupomas darbuotojų laikas ir organizacijos ištekliai. Šį laiką galima skirsti popierinėms formoms skaitmenizuoti, darbams skirstyti ir sekti.
- Didinamas darbo našumas. Nebereikia ieškoti, kokias formas pildyti, šis pildymas nereikalauja papildomų pastangų, yra greitas ir intuityvus.
- Daugiau galimybių gauti duomenis. Aplikacija leidžia lengvai pridėti nuotraukas, komentarus ir kitą medžiagą.
- Užtikrinamas duomenų patikimumas. Formos pildomos skaitmeniniu būdu, tad mažėja duomenų suvedimo klaidų tikimybė, nes rodomi galimi pasirinkimai.
- Pagreitinamas duomenų perdavimas. Nereikia laukti, kol duomenys bus suvesti į sistemą – jie perkeliami vos užpildžius formą.
Kokybės vadybos sistema
Greita technologijų kaita lemia ir tai, kad organizacijos turi būti pasiruošusios pokyčiams. Tai svarbu ir valdant galimas rizikas, o tam pasitelkiant informacines sistemas, jas būtina modernizuoti.
Pagrindiniai kokybės vadybos sistemos tikslai:
- Parengti organizacijos veiklos planus;
- Įvertinti ūkio subjektų rizikingumą;
- Generuoti kontroliuojamų ūkio subjektų sąrašus organizacijos patikrinimams;
- Suvesti veiklos vertinimo duomenis į sistemą;
- Stebėti organizacijos veiklos planų vykdymą;
- Gerinti planavimą.
Pagrindinės kokybės vadybos sistemos funkcijos:
- Rinkti, kaupti, saugoti, sisteminti, analizuoti ir teikti duomenis apie organizacijos ilgalaikius krypčių planus, metinius veiklos planus, vertinimo kriterijus;
- Vertinti ūkio subjektų rizikingumą nelaimingų atsitikimų bei profesinių lygių atžvilgiu;
- Teikti šios sistemos duomenis fiziniams ir juridiniams asmenims;
- Perduoti darbdaviams jiems skirtą informaciją;
- Formuoti pažymas, aktus, ataskaitas, kita;
- Valdyti duomenų integraciją su išorinėmis bei vidinėmis sistemomis.
Kokybės vadybos sistemos modernizavimas gerina teikiamų paslaugų kokybę ir mažina tikrinimo trukmę.
