Pastaruoju metu pasaulis tampa vis greitesnis, o klientai tikisi paslaugas gauti nedelsiant.
Vienas iš būdų organizacijoms ir verslui išlikti konkurencingiems bei patenkinti greitai besikeičiančius klientų bei darbuotojų poreikius yra procesų robotizavimas ir automatizavimas.
Robotinių procesų automatizavimas
Robotinių procesų automatizavimas (RPA) yra veiklos operacijų automatizavimas ir pagreitinimas, pasitelkiant robotus, kurie imituoja tam tikromis taisyklėmis paremtus ir į konkretų rezultatą orientuotus žmogaus darbus.
Perimdami monotoniškus procesus iš žmonių, robotai padeda taupyti darbo valandas ir įmonės kaštus, sumažina išlaidas. Dažnu atveju RPA pagaminimas ir priežiūra kainuoja pigiau nei komandos darbo laikas, tam pačiam automatizuotam procesui atlikti.
Be to, RPA sumažina klaidų skaičių ir operacinės rizikos lygį, nes pašalinamos vykdant procesą įprastos, dažnai pasitaikančios žmogiškosios klaidos. RPA naudojimas gali pagerinti atsakymo į užklausas laiką ir tikslumą, todėl gaunama mažiau skundų ir daugiau teigiamos patirties iš gyventojų ar klientų.
Svarbu ir tai, kad RPA veikia lanksčiai – kaip ir žmogus, gali naudoti esamas sistemas, yra nesudėtingai modifikuojamas ir pritaikomas dirbti su vidine organizacijos dokumentų sistema, gali ieškoti dokumentų ir juos atsisiųsti iš interneto bei atlikti kitas kasdienes darbuotojo veiklas.
RPA pritaikymas
Robotinių procesų automatizavimas plačiai naudojamas bankininkystės, draudimo, mažmeninės prekybos, gamybos, sveikatos priežiūros ir telekomunikacijų srityse, tačiau nesunkiai gali būti pritaikytas ir kitur.
Pavyzdžiui, bankininkystėje RPA padeda patvirtinti susitikimus su klientais, pateikti pagal kriterijus atrinktą jų informaciją iš CRM sistemų, formuoti individualius pasiūlymus (naudojantis mašininio mokymosi algoritmais). Draudime RPA naudojamas draudimo įvykiams nagrinėti, kliento duomenims suvesti, mėnesio ataskaitoms rengti.
Sveikatos priežiūros įstaigose gali būti pritaikomas paciento duomenims suvesti, tyrimų rezultatams suvesti į konkrečias bylas.
Procesų robotizavimas
Procesų robotizavimo sprendimai leidžia automatizuoti procesus ir daug laiko reikalaujančias užduotis, taip optimizuojant operacijas ir užtikrinant naują efektyvumo lygį. Be to, darbuotojai gali naudoti laiką ir įgūdžius svarbiausiems darbams, o ne atlikti mechanines, vertės nekuriančias užduotis.
Pasitelkus procesų automatizavimo sprendimus, galima ne tik sumažinti laiko sąnaudas, darbo dubliavimą, bet ir pagerėja bendradarbiavimas tarp padalinių, geriau prižiūrimi veiklos procesai.
Procesų automatizavimas gali būti naudojamas supaprastinti, skaitmenizuoti ir automatizuoti įvairius organizacijos procesus, įskaitant:
- Dokumentų valdymą;
- Darbo eigos automatizavimą;
- Užduočių valdymą bei pranešimus apie jas el. paštu;
- Rinkodaros kampanijas el. paštu;
- Susipažinimą su įmonės dokumentais;
- Mokėjimo priminimus;
- Dokumentų rengimą, peržiūrą ir patvirtinimą;
- Darbuotojų užklausų valdymą.
Nusprendus, kuriuos procesus norima automatizuoti, galima skaitmenizuoti proceso metu naudojamus dokumentus, duomenis, efektyvinti veiksmus ir, atliekant stebėseną, siųsti automatinius įspėjimus bei patvirtinimus.
Veiklos procesų automatizavimas suteikia ir kitų privalumų:
- Mažesnės išlaidos: taupomas laikas, tuo pačiu mažėja ir kaštai;
- Efektyvesnis laiko naudojimas: vietoj laiko, skiriamo peržiūroms, patvirtinimams ir užklausoms, vadovai gali skirti daugiau laiko darbuotojams ir stebėti svarbias užduotis;
- Geresnis bendradarbiavimas: procesų automatizavimo sprendimai sukuria erdvę, kurioje komandos nariai gali bendrinti failus ir gauti įspėjimus, kai dokumentai yra atnaujinami arba pakeisti bei priskirti užduotį kitam komandos nariui;
- Pagerėjęs klientų aptarnavimas: įmonės klientų aptarnavimo komandai arba pagalbos tarnybai gali būti sunku sekti visas užklausas ar klausimus. Automatizuoti klientų aptarnavimo procesai padeda šioms komandoms reaguoti greičiau ir efektyviau, todėl didėja klientų pasitenkinimas;
- Geresnis bendras darbo našumas: naudojant procesų automatizavimą, mažėja klaidų ir taupomas darbuotojų darbo laikas;
- Labiau patenkinti darbuotojai: kai besikartojančius ir vertės nekuriančius darbus atlieka automatizuoti sprendimai, darbuotojai turi laiko darbams, kuriems jų kvalifikacija yra tinkamiausia.
Renkantis geriausią procesų automatizavimo sprendimą, svarbu, kad jis būtų suderinamas su iki tol naudotais sprendimais, be to, reiktų atsižvelgti į jų kainą ir teikėjo patirtį bei kompetenciją.
