Organizacijos veikloje sąskaitų tvarkymas užima svarbią vietą. Daugeliu atvejų šį procesą galima automatizuoti, taip ne tik užtikrinant tinkamą jo eigą, bet ir taupant darbuotojų laiką.
Siūlomas sąskaitų tvarkymo sprendimas leidžia tvarkyti ir archyvuoti sąskaitas „SharePoint Online“ sistemoje, taip stebėti visas skaitmenizuotas sąskaitas vienoje vietoje ir planuoti įmonės išlaidas realiu laiku.
Automatizuotas sąskaitų tvirtinimo procesas apima šiuos žingsnius:
- Gautos sąskaitos skaitmenizavimas: nuskenavus arba nufotografavus sąskaitą mobiliuoju telefonu, ji el. paštu siunčiama į tam skirtą el. pašto dėžutę;
- Sąskaitos priskyrimas tvirtinantiems asmenims: į sąskaitoms skirtą el. pašto dėžutę gautos sąskaitos pagal nustatytus principus paskirstomos tvirtinantiems asmenims;
- Automatinis sąskaitos ir jos priedų sukūrimas iš bendros gaunamų sąskaitų el. pašto dėžutės;
- Sąskaitų įkėlimas į kitas organizacijos sistemas: gautas sąskaitas galima greitai paversti į .xls, .xml formatus ir įkelti į finansinės apskaitos programas, verslo valdymo apskaitos sistemą.
- Sąskaitų tvirtinimas: sistema automatiškai sąskaitas priskiria ir išsiunčia atitinkamiems asmenims, kurie turi ją patvirtinti;
- Priminimų siuntimas: jei vėluojama patvirtinti sąskaitą, atsakingam darbuotojui automatiškai išsiunčiami priminimai;
- Sąskaitos sumų priskyrimas: patvirtintų sąskaitų sumos paskirstomos skyriams ar projektams pagal organizacijoje sutartus principus;
- Sąskaitos archyvavimas: sąskaita archyvuojama dokumentų archyve su informacija apie ją patvirtinusius darbuotojus, operacijos numerį, priskyrimą atitinkamiems kaštų centrams, grupuojant pagal projektus, datą ir kitus kriterijus. Be to, saugomos sąskaitos atitinka apskaitos dokumentų Lietuvos archyvavimo reikalavimus.
